Très populaire au Royaume-Uni, le flex-office s’invite de plus en plus dans les entreprises françaises. Cette nouvelle approche modifie drastiquement la vision traditionnelle que vous avez du bureau en entreprise. Elle encourage un environnement fortement collaboratif. Dans l’espace de travail du flex-office, aucun travailleur ne dispose de bureau figé. Découvrez ici les raisons pour lesquelles les entreprises optent pour cette nouvelle tendance.
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Comment organiser le travail en flex-office ?
Le flex-office est une approche qui laisse le travailleur choisir l’espace de travail qui lui convient. Il peut opter pour un bureau dans une zone de travail comme un open space, un espace de coworking, une salle de réunion dans l’entreprise ou rester en télétravail. Cette absence de bureau attitré allie dynamisme, confort et surtout modernité. Cette organisation tort le cou à la traditionnelle sédentarité qu’on retrouve généralement en entreprise. Le flex-office concerne aujourd’hui plus du tiers des employés français du tertiaire.
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Son fonctionnement est assez simple. Les salariés ont chacun un espace de stockage sécurisé où ils peuvent ranger leurs objets personnels ou leur matériel professionnel. Ils récupèrent donc leurs affaires une fois au bureau et se dirigent vers l’espace qui convient le mieux à leurs tâches du jour. Le flex-office privilégie les ordinateurs portables, internet et les connexions sans fil pour les échanges entre collaborateurs. Si vous souhaitez mettre en place des solutions de travail flexible pour votre entreprise, faites appel à MOFFI, un outil de réservation d’espaces de travail, de salles de réunion et de flex-office.
Le mode de management change également dans le flex-office. Il n’est plus basé sur le contrôle, mais évolue progressivement vers la confiance que vous donnez aux collaborateurs. Certaines entreprises mettent en place des outils opérationnels pour partager les compétences et les données relatives à l’avancement des projets en cours. Notez que les termes « bureau flexible » ou « location de bureau flexible », qui désignent les locations d’espaces de travail entre 1 heure et 3 ans, sont différents du flex-office. Ce dernier exprime plutôt un type d’organisation d’un espace de travail.
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Pourquoi les entreprises choisissent-elles le flex-office ?
Le flex-office est une solution avantageuse pour le salarié et pour l’employeur. Cet espace de travail organisé avec souplesse a de nombreuses conséquences sur la productivité de l’entreprise, sur l’équilibre de la vie privée et professionnelle ou encore sur la réduction des coûts.
Développez la créativité et la productivité avec le flex-office
L’autonomie que confère le flex-office stimule la créativité des collaborateurs. Ils peuvent en effet s’installer dans un environnement qui les inspire. Ils échappent donc à la routine et créent des concepts novateurs. Un environnement en perpétuel changement permet d’être plus ouverts à de nouvelles idées et interactions. Les employés nomades sont de surcroît plus productifs. Le flex-office diminue le stress et n’oblige pas les collaborateurs à interagir avec d’autres, ce qui constitue parfois un goulot d’étranglement en raison de leur comportement ou de leur humeur.
Le collaborateur se retrouve dans une bulle pour appeler un client, par exemple, ou pour faire du brainstorming avec un groupe restreint. Il favorise enfin la communication horizontale entre plusieurs départements et métiers pendant la réalisation d’un projet. Le flex-office est donc un excellent moyen pour gagner en agilité et pour fonctionner en mode projet.
Bénéficiez d’un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée
Les collaborateurs peuvent choisir dans le cas du flex-office un espace proche de leur lieu de résidence. Ils pourront donc rentrer plus tôt sans faire d’innombrables heures dans les transports en commun. Cette approche inclut par ailleurs le télétravail. L’employé travaille pour son entreprise depuis la maison où il peut profiter du cocon familial. Le travailleur a enfin un meilleur contrôle sur la gestion de son temps de travail.
Profitez d’une réduction des coûts
L’occupation traditionnelle des bureaux a un coût pour l’entreprise. Le nombre de postes de travail est plus élevé en comparaison avec le flex-office. Vous achetez donc moins de mobilier et pouvez même choisir un local plus petit pour le paiement d’un loyer moins élevé. Le salarié dépensera quant à lui moins de temps et d’argent dans les transports. En région parisienne par exemple, le temps moyen passé dans les transports est de 92 min/jour.
Améliorez l’image de l’entreprise avec le flex-office
Le flex-office réinvente l’espace de travail de l’entreprise. Il est plus flexible, mais surtout plus moderne. La forte digitalisation qu’il requiert conforte ce sentiment de modernité. Le standing de l’entreprise augmente et lui permet d’afficher une certaine originalité. Les salles de détentes, équipées de divers jeux, ainsi que les décorations personnalisées, contribuent non seulement à l’épanouissement du personnel, mais améliore également l’image de l’entreprise auprès des clients et des partenaires.
Enfin, avec le flex-office, il y a moins de piles de dossiers entassés, de restes de repas laissé sur les bureaux ou dans les poubelles, ou de mouchoirs usagés. Les espaces sont plus propres, car les employés doivent impérativement nettoyer après leur passage, pour que le prochain collègue qui l’utilise se sente à l’aise.