Arkevia est un coffre-fort numérique développé par Cegedim qui permet de stocker des documents sensibles (bulletins de paie, contrats, pièces d’identité) sur des serveurs hébergés en France. La fonction de partage avec un tiers, moins documentée que le simple archivage, repose sur un mécanisme de lien sécurisé à durée limitée qui remplace l’envoi de pièces jointes par e-mail. Comprendre ses paramètres évite de rendre accessible un document plus longtemps, ou à plus de personnes, que nécessaire.
Partage par lien sécurisé sur Arkevia : le mécanisme technique
Sur un compte Arkevia, le partage ne fonctionne pas comme un simple lien Google Drive ou Dropbox copié-collé. Le système génère une URL temporaire associée à trois paramètres que le titulaire du coffre-fort configure avant envoi.
Le premier paramètre est le mot de passe dédié au lien de partage. Ce mot de passe doit être distinct de celui du compte Arkevia lui-même. La bonne pratique consiste à transmettre ce mot de passe au destinataire par un canal séparé : un SMS si le lien est envoyé par e-mail, ou un appel téléphonique. Cette séparation des canaux empêche qu’un seul message intercepté donne accès au document.
Le deuxième paramètre est la date d’expiration. Le lien cesse de fonctionner après un délai que le titulaire choisit. Pour un dossier de crédit transmis à une banque, une fenêtre de 48 heures suffit en général. Pour un notaire qui instruit un dossier immobilier, quelques jours peuvent être plus adaptés.
Le troisième paramètre concerne le périmètre : un fichier unique ou un dossier entier. Partager un dossier complet alors qu’un seul justificatif est demandé expose inutilement d’autres pièces. Sélectionner fichier par fichier reste la méthode la plus sûre.
Traçabilité du partage : le journal d’accès dans Arkevia
Les concurrents d’Arkevia (drives classiques, envoi par e-mail) ne permettent généralement pas de savoir si le destinataire a réellement consulté le document, ni combien de fois. Arkevia enregistre un historique d’accès pour chaque lien de partage généré.
Ce journal consigne la date et l’heure de chaque consultation, ce qui permet de vérifier que le tiers a bien ouvert le fichier. En cas de litige, par exemple si un propriétaire affirme ne pas avoir reçu un justificatif de domicile, cet historique constitue une trace exploitable.
Révoquer un lien avant son expiration
Un point rarement abordé : la possibilité de révoquer un lien de partage actif avant sa date d’expiration. Si le destinataire a consulté le document et que le besoin est couvert, couper l’accès immédiatement réduit la fenêtre d’exposition. Sur Arkevia, cette révocation se fait depuis l’historique de partage du fichier concerné.
Cette fonction est utile quand un document a été partagé par erreur avec le mauvais interlocuteur. La révocation ne supprime pas le fichier du coffre-fort, elle désactive uniquement l’URL transmise.
Scénarios concrets de partage depuis un compte Arkevia
Le partage sécurisé prend tout son sens dans des situations où l’envoi par pièce jointe classique pose un problème de confidentialité ou de traçabilité. Trois cas reviennent fréquemment.
- Dossier de location : un candidat locataire partage ses trois derniers bulletins de paie et son avis d’imposition avec une agence immobilière. Le lien expire sous 72 heures, protégé par un mot de passe transmis par téléphone. L’agence consulte les pièces sans pouvoir les redistribuer via un nouveau lien.
- Demande de prêt bancaire : la banque exige des relevés de compte et des fiches de paie. Plutôt que d’envoyer un e-mail contenant six PDF non chiffrés, le salarié génère un lien Arkevia limité aux fichiers demandés, avec une expiration de 48 heures.
- Transmission à un comptable ou un notaire : dans le cadre d’une succession ou d’une création d’entreprise, le partage porte sur des actes notariés ou des statuts. Le périmètre doit rester strictement limité aux pièces requises, sans exposer le reste du coffre-fort.
Erreurs fréquentes lors du partage de documents sur Arkevia
La première erreur est d’utiliser le même mot de passe pour le compte Arkevia et pour le lien de partage. Si ce mot de passe est compromis, le tiers accède non seulement au document partagé, mais potentiellement au coffre-fort entier si d’autres failles s’enchaînent.
La deuxième erreur est de ne pas fixer de date d’expiration, ou de choisir une durée trop longue par confort. Un lien actif pendant 30 jours pour un document qui ne nécessitait qu’une consultation unique multiplie la fenêtre de risque.
Partager un dossier entier au lieu d’un fichier
Quand un interlocuteur demande un bulletin de paie, partager l’intégralité du dossier « Paie » qui contient plusieurs années de fiches expose des données qui ne le concernent pas. Chaque partage devrait cibler exclusivement les pièces demandées.
Différence entre partage Arkevia et envoi de pièce jointe par e-mail
L’envoi par e-mail reste le réflexe dominant pour transmettre un justificatif. Le problème est triple : le fichier transite en clair sur des serveurs intermédiaires, le destinataire peut le transférer sans restriction, et l’expéditeur n’a aucune visibilité sur ce qui se passe après l’envoi.
Le partage via Arkevia corrige ces trois faiblesses. Le document reste hébergé sur les serveurs sécurisés de la plateforme, il n’est pas dupliqué dans la boîte de réception du tiers, et le journal d’accès enregistre chaque consultation. Le tiers visualise le fichier mais ne reçoit pas de copie stockée indéfiniment dans sa messagerie.
Cette distinction a un impact concret en matière de conformité RGPD. L’envoi par e-mail d’un bulletin de paie à un tiers crée une copie du document sur un serveur de messagerie dont le titulaire ne maîtrise ni la durée de conservation ni le niveau de chiffrement. Le lien Arkevia conserve le document sur l’infrastructure certifiée du coffre-fort, sans duplication.
Avant de partager un document depuis un compte Arkevia, trois vérifications suffisent : le mot de passe du lien est distinct de celui du compte, la date d’expiration correspond au besoin réel, et le périmètre se limite aux fichiers strictement nécessaires. Ces réglages prennent moins d’une minute et réduisent considérablement le risque d’exposition involontaire de données personnelles.
