Les avantages d’une plateforme collaborative pour améliorer la collaboration interne

Le bon fonctionnement d’une entreprise repose en grande partie sur le travail en équipe. Même si chaque structure s’active de manière à optimiser ce travail en équipe, on a toujours les mêmes problèmes : trop d’échanges de mails, confusion dans la répartition des tâches… C’est là qu’on peut vous proposer l’utilisation d’une plateforme collaborative, car pour ces problèmes, la source est souvent la mauvaise collaboration interne. Si vous n’êtes pas convaincu par la plateforme collaborative, voyons de plus près de quoi il s’agit et les avantages de son utilisation.

Ne pas confondre « plateforme collaborative » et « outil collaboratif »

On peut définir la plateforme collaborative comme un espace de travail numérique qui centralise les ressources et les outils pour faciliter la communication entre les collaborateurs. Cette définition peut en effet nous faire confondre l’outil collaboratif avec la plateforme collaborative.

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Précisons qu’un outil collaboratif a une fonction principale et souvent unique alors que la plateforme collaborative, comme Interstis, combine plusieurs fonctionnalités. Ces multiples fonctionnalités, notamment la messagerie instantanée, la visioconférence, l’édition collaborative et le partage de documents, la gestion de projet, les agendas partagés, permettent alors à l’équipe de travailler plus efficacement.

La plateforme collaborative pour optimiser la communication interne

Le saviez-vous ? Même si les entreprises ont des outils de communication interne, d’après une étude, c’est plus de la moitié des collaborateurs qui disent insatisfaits de la manière dont cette communication est réalisée. Pourtant, la productivité de la structure ainsi que l’engagement des salariés reposent en partie sur une bonne communication interne.

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L’appellation de ce dispositif vous donne déjà une idée du fait qu’il va faciliter les échanges et améliorer la communication entre les collaborateurs. De par les différentes fonctionnalités de la plateforme collaborative, la communication est plus simple et les processus d’échanges sont optimisés. En effet, sur cette plateforme, tout est centralisé. Vos collaborateurs n’auront pas à passer d’un outil à un autre pour faire passer des informations, pour noter des dates importantes en rapport à un projet ou encore pour diffuser des documents.

Parmi les avantages de l’utilisation d’une plateforme collaborative, on peut aussi citer le gain de temps. En effet, comme toutes les informations sont centralisées et accessibles en temps réel, le manager de l’équipe n’aura pas à multiplier les réunions. D’ailleurs, avec la fonctionnalité de visioconférence, le manager peut organiser une réunion à distance.

Bien choisir sa plateforme collaborative

En adoptant une plateforme collaborative dans votre structure, le but est de remplacer des multiples outils collaboratifs hétérogènes et non d’en rajouter un autre. Ceci dit, pour le choix de votre plateforme collaborative, vous devez définir les besoins et les objectifs de vos collaborateurs. Il faut comprendre que les plateformes n’affichent pas les mêmes fonctionnalités.

Assurez-vous également que la plateforme soit adaptée aux utilisateurs finaux. Ces derniers préféreront utiliser les autres outils collaboratifs s’ils constatent que la plateforme collaborative ne leur convient pas. Toujours dans l’optique de les convaincre de l’utiliser, privilégiez un modèle ergonomique, facile à prendre en main.

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